Casos
Tres situaciones reales
Contadas sin nombres, porque son proyectos de nuestros clientes. Lo que sí es literal es el problema de partida y lo que cambió.
Una modernización industrial de varios años
Un proyecto largo, con muchas reuniones grabadas y transcritas, varias empresas implicadas y un alcance que se iba ampliando reunión a reunión. El conocimiento estaba en cientos de páginas de transcripciones que nadie iba a releer, y los compromisos adquiridos en cada sesión se perdían entre el acta y la siguiente.
Con Tresmeta las transcripciones pasaron a ser fuentes del proyecto. De cada una salen las tareas y los compromisos que contiene, con la frase exacta de la que proceden, y el gestor decide cuáles entran. Las ampliaciones de alcance dejaron de ser una sensación para convertirse en apuntes con fecha, autor y coste asociado.
Un despacho con muchos proyectos a la vez
El problema no era un proyecto: eran quince. Cada uno con su cliente, su estado y sus pendientes, y una sola persona intentando saber qué tocaba hoy en cada uno.
Cada proyecto tiene ahora su propio espacio y su propia portada, que abre directamente con lo que requiere atención: documentos sin procesar, propuestas por decidir, hallazgos serios sin atender. La delegación se hizo posible: un responsable por proyecto despacha su bandeja sin ver ni tocar el resto de la casa.
Un equipo de desarrollo de software
La dirección no sabía qué estaba realmente hecho. El equipo técnico informaba con detalle, pero ese informe no llegaba nunca al tablero: alguien tenía que leerlo y trasladarlo a mano, y no pasaba.
Tresmeta genera la petición de informe con las tareas concretas que hay que verificar, y cuando el informe vuelve extrae de él qué se ha completado, qué está a medias y qué no se ha tocado, y lo propone contra el tablero. Lo que antes era una traducción manual —y por tanto no se hacía— pasó a ser una bandeja que se despacha en cinco minutos.
El hilo común
- Ninguno tenía un problema de almacenamiento. Todos tenían los documentos guardados. El problema era que nadie los volvía a abrir.
- Ninguno quería un sistema que decidiera solo. Lo que hacía falta era que alguien —o algo— leyera todo y trajera a la mesa lo que había que decidir.
- En los tres, el valor apareció al mes. No el primer día: cuando ya había suficiente historia dentro como para que el sistema tuviera algo que contar.